Pelayanan yang diberikan kepada pelanggan dalam menyelesaikan masalahnya, merupakan pengertian customer service. Di zaman sekarang ini, customer service tidak hanya berurusan dengan telepon. Tapi, customer service juga harus dapat mengikuti perkembangan, salah satunya memberikan pelayanan melalui media sosial.
Customer service mudah ditemukan di berbagai sektor industri. Mulai dari retail hingga keuangan, hampir seluruh jenis usaha memiliki customer service. Namun, belum semua customer service memahami elemen-elemen penting menjadi seorang customer service yang baik. Berikut rangkuman dari elemen-elemen penting pada customer service..
Elemen – Elemen Penting pada Customer Service
- Respect
Perasaan menghormati pelanggan adalah hal paling utama yang harus dimiliki oleh customer service. Anda dapat menggunakan kata-kata seperti maaf, tolong, dan terima kasih.
- Understand
Memahami, mengidentifikasi, dan mengantisipasi setiap kebutuhan pelanggan.
- Listen
Dengarkan setiap masalah atau keluhan yang disampaikan oleh pelanggan. Jangan lupa untuk mencatat saran-saran yang relevan dengan perusahaan.
- Responsive
Menjadi customer service yang baik mengharuskan Anda untuk menjadi responsif atas segala pertanyaan dan keluhan yang masuk. Berikanlah jawaban yang solutif agar pelanggan dapat menyelesaikan masalahnya.
- Service
Melayani dapat diartikan dengan menepati janji. Banyak pelanggan yang marah-marah dan tidak sabaran, namun sebagai customer service yang baik, Anda harus tetap melayani
Dan sebagai customer service, Anda tidak akan sendirian. Anda akan dibantu oleh beberapa orang dalam tim CS dan membagi-bagi tugas. Semakin besar perusahaan atau brand tempat Anda bekerja, semakin besar pula tim yang Anda miliki karena banyaknya komplain yang masuk serta sifatnya yang bervariatif.
Meski begitu, menjadi seorang customer service yang baik bukanlah perkara yang mudah. Kesalahan kecil saja bisa berdampak pada perusahaan karena pengalaman yang dianggap buruk oleh pelanggan. Maka dari itu, simak tips-tips berikut untuk menjadi customer service yang baik.
Tips-Tips Menjadi Seorang Customer Service
- Cepat tanggap pada semua masalah
Kemudahan pelanggan menyelesaikan masalah dilihat dari kecepatan para customer service menanggapinya. Pasalnya, pelanggan selalu menginginkan solusi yang cepat dan tepat atas permasalahan mereka.
- Menggunakan bahasa yang sopan
Biasakanlah berbahasa yang sopan dan positif. Biasanya, pelanggan akan lebih berbesar hati bila cara penyampaian opsi lainnya oleh customer service lembut dan sopan
- Jangan mengumbar janji yang tidak bisa ditepati
Jika Anda menjadi seorang customer service, hindari memberikan janji-janji palsu terhadap pelanggan agar tidak mencoreng nama baik perusahaan.
- Memiliki product knowledge
Yakinkan pelanggan dengan memberikan informasi produk perusahaan dengan rinci dan jelas. Dengan begitu, akan lebih mudah bagi tim sales untuk melakukan pendekatan kepada pihak pelanggan.
- Lakukan follow-up walaupun masalah telah selesai
Hal ini penting dilakukan untuk mengetahui apakah pelanggan puas atau tidak dengan bantuan dan layanan yang diberikan.
Setelah mengetahui tips-tips menjadi customer service yang baik, Anda pun harus memahami fungsi seorang customer service. Namun perlu diketahui bahwa, fungsi utama customer service adalah memberikan pelayanan dan membina hubungan yang baik dengan pelanggan yang memiliki masalah. Berikut penjelasannya.
Fungsi Menjadi Seorang Customer Service
- Menerima Pelanggan sebagai Tamu
Ketika pelanggan menyampaikan keluhan-keluhan terkait produk perusahaan, Anda harus memberikan solusi atas segala masalah yang dialami. Berikan perhatian yang lebih kepada setiap pelanggan yang berkeluh kesah sehingga mereka merasa puas atas layanan yang Anda berikan.
- Menjadi Customer Relation Officer (CSO)
Sebagai seorang CSO, Anda wajib menjalin hubungan baik dengan semua pelanggan. Hal ini guna untuk mendapatkan kepercayaan dari para pelanggan untuk tetap menggunakan produk yang Anda tawarkan.
- Menjadi Komunikator
Selain menampung setiap keluhan yang diberikan para pelanggan, Anda diharuskan untuk memberikan info penting yang berkaitan dengan produk perusahaan dan kebutuhan para pelanggan,
Itulah tadi beberapa poin penting terkait customer service yang harus Anda ketahui. Kedudukan seorang customer service merupakan hal yang vital. Pastikan bahwa kualitas customer service pada perusahaan Anda bekerja benar-benar mumpuni. Untuk mendapatkan seorang customer service yang profesional adalah dengan melakukan pelatihan.
Jika Anda sedang mencari pekerjaan sebagai customer service atau bagian lain, Anda bisa langsung klik disini untuk mendapatkan informasi kesempatan bekerja di Danamas melalui LinkedIn Danamas.
Jadi, apa Anda sudah siap menjadi seorang customer service yang baik?
