Pengertian Invoice Adalah, Jenis, Fungsi & Contohnya

Dalam dunia transaksi jual beli maka sudah sangat umum adanya bukti bayar yang sangat bermanfaat bagi keamanan transaksi antar kedua belah pihak. Maka dari itu dalam sebuah transaksi jual-beli ataupun bisnis dibutuhkan invoice sebagai dokumen yang bisa dijadikan bukti transaksi. Jika anda ingin mengetahui lebih banyak tentang invoice maka simak penjelasannya berikut ini:

Apa Itu Invoice?

Invoice adalah lembar daftar tagihan yang dikeluarkan oleh penjual ke pembeli. Umumnya invoice ada saat pembeli menyelesaikan sebuah pesanan dan penjual mengirimkan pesanan tersebut. Invoice adalah istilah yang erat kaitannya dengan akuntansi maka dengan adanya invoice, hal ini menjadi faktor penting dalam merekam keuangan perusahaan. Umumnya invoice dicetak dengan membuat rangkap 3 untuk pembeli penjual dan juga cadangan. Hal ini dilakukan untuk menjaga keamanan khas masing-masing pihak yang terlibat di dalam transaksi tersebut.

Jenis-Jenis Invoice

• Invoice Biasa

Jenis invoice ini adalah faktur yang sering dipakai saat melakukan transaksi. Isi dari invoice ini merupakan keterangan dari badan usaha pihak penjual dan pembeli, total harga, item produk yang harus dibayarkan oleh perusahaan pembeli.

• Invoice Konsuler

Jenis invoice ini adalah umum dipakai bagi perdagangan internasional atau antar negara. Maka ini tidak bisa sembarangan dicetak dan harus memiliki cap khusus sebagai tanda pengesahan dan persetujuan dari kedutaan besar negara atau perwakilan negara yang dituju.

• Invoice Proforma

Invoice proforma adalah invoice yang memiliki sifat sementara. Dokumen ini umumnya diberikan kepada pihak pembeli sebelum pihak penjual mengirimkan semua barang pesanan. Umumnya barang akan dikirimkan secara berkala lalu secara menyeluruh barang yang diterima nantinya maka pihak penjual akan memberikan invoice biasa. Hal ini bertujuan sebagai dokumen penagihan dan bukti bahwa barang sudah diterima oleh pembeli secara menyeluruh.

Fungsi Invoice

Invoice adalah salah satu bukti transaksi yang paling sering dipakai untuk penagihan juga untuk penagihan hutang. namun ada juga fungsi lain invoice antara lain adalah:

•  Sebagai Bukti Pembelian

Saat membeli barang dari supplier maka invoice yang diterima perusahaan adalah bukti adanya transaksi tersebut. Informasi yang tertera dalam invoice juga menjadi rujukan data tentang detail barang atau jasa yang dibeli, mulai harga per unit jumlah hingga total harga pembelian.

•  Bukti Penjualan

Bukti penjualan yang merupakan fungsi invoice dikeluarkan sebuah perusahaan untuk menagih kepada klien atau konsumen serta menjadi bukti penjualan yang harus dicatat dalam pembukuan sebagai piutang usaha.

•  Informasi Utang Usaha

Fungsi invoice yang satu ini bisa juga sebagai rujukan tim keuangan akan utang usaha yang perlu dibayar berikut termin pembayaran nya.

•  Rujukan Pembukuan Akuntansi

Invoice sistem menjadi salah satu rujukan game keuangan untuk pencatatan transaksi dalam pembukuan perusahaan, termasuk didalamnya hutang atau piutang usaha.

• Bukti Pelaporan Pajak

Invoice dipakai sebagai bagian dari pembayaran pajak di mana menjadi dokumen pendukung yang dibutuhkan saat pelaporan pajak tiap tahunnya.

• Tunjukkan Jika Ada Kesalahan

Saat ada kesalahan pengiriman maka invoice bisa menjadi salah satu bukti rujukan bersama dengan order dan bukti tanda terima. Nantinya tim keuangan harus mencocokkan beberapa dokumen tersebut sebelum mengeksekusi pembayaran.

Perbedaan Invoice Dengan Nota Dan Kwitansi

Invoice	Nota	Kuitansi
Dokumen transaksi berupa perhitungan penjualan	Tanda bukti pembayaran serta tanda jual beli secara kontan	Tanda bukti transaksi
Invoice diberikan kepada pembeli ketika barang dikirim walau pembayaran belum dilakukan oleh pembeli	Nota diberikan penjual kepada pembeli setelah terjadinya pembayaran	Kuitansi diberikan kepada pembeli setelah terjadi pembayaran yang dibubuhi dengan tanda tangan penerima uang

Cara Membuat Invoice

Jika anda berencana untuk membuat invoice maka ada beberapa komponen yang bisa anda lampirkan atau masukan ke dalam invoice seperti berikut ini:

• Bagian Atas

Pada bagian atas bisa anda cantumkan beberapa hal seperti:

1. Judul
2. Nama perusahaan
3. Nomor invoice
4. Nama penjual dan pembeli
5. Tanggal transaksi
6. Tujuan pengiriman
7. Bagian tengah invoice
8. Nomor
9. Nama produk
10.  Harga
11.  Deskripsi
12.  Jumlah masing-masing produk
13.  Harga total produk
14.  Cantumkan juga PPN

• Bagian Bawah

Pada bagian bawah cantumkan komponen berikut ini:

1. Ongkos kirim (Cantumkan Jika Anda mengirim barang lewat jasa ekspedisi termasuk rincian ongkos kirim dan berat hingga tujuan pengiriman paket).
2. Asuransi barang
3. Total pembayaran
4. Beri keterangan tempat tanggal tanda tangan dan nama client

Poin Penting dalam Invoice

Komponen dalam invoice antara lain sebagai berikut:

• Tanggal transaksi
• Nomor invoice
• Nama penjual dan pembeli
• Rincian produk berupa barang atau jasa
• Promo atau diskon jika ada
• Pajak jual beli
• Tanda tangan dengan nama jelas dari perusahaan penjual

Tips Agar Invoice Cepat Dibayarkan Oleh Klien

• Kirimkan invoice segera setelah pengiriman barang maka pembeli bisa segera menyiapkan dana. Bisa jadi perusahaan memiliki birokrasi yang cukup berbelit sehingga membutuhkan waktu untuk sampai dananya cair.
• Cantumkan tenggat waktu. Tenggat waktu memberikan pengingat kepada pembeli sehingga anda bisa menghubungi mereka untuk memberitahukan bahwa tenggat waktu hampir dekat untuk melakukan pembayaran.
• Berikan reward bagi pembeli yang sudah membayar tepat waktu atau seminggu sebelum tenggat waktu. Reward tersebut bisa berupa hadiah souvenir atau diskon pembelian selanjutnya.
• Berikan juga sistem pembayaran yang fleksibel sehingga akan memudahkan klien dalam memilih alat pembayaran.
• Kirimkan pesan untuk mengingatkan klien secara berkala dengan pesan singkat seperti tiga hari sebelum waktu tanggap pembayaran.

Baca juga: Pengertian Phishing, Jenis, dan Tips Menghindarinya

Dengan memahami cara membuat invoice, maka Anda sebagai pengusaha bisa dengan percaya diri mengelola keuangan dan bekerjasama dengan partner bisnis. Untuk kebutuhan modal usaha, Anda bisa percayakan ke Danamas, fintech lending berizin OJK. Dengan pinjaman bisnis hingga Rp 2 miliar, maka Anda bisa megembangkan usaha lebih besar dan wujudkan strategi promosi lebih gencar. Ajukan pinjaman Anda sekarang lebih mudah di aplikasinya yang bisa Anda download dari playstore atau appstore.

 Contoh Invoice