Sebagai pekerja atau pemilik bisnis tidak asing rasanya mendengar istilah “Surat Dinas”. Berikut ini penjelasan lengkap mengenai surat dinas.
Pengertian Surat Dinas
Secara umum, surat adalah sarana berkomunikasi untuk menyampaikan informasi secara tertulis. Salah satu jenis surat yang masih digunakan saat ini adalah surat dinas. Dilansir dari Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), surat dinas adalah surat yang dikirimkan oleh kantor pemerintah dan pada umumnya bebas dari masalah biaya.
Sedangkan menurut Soedjito dan Solchan, surat dinas adalah surat yang dikirimkan oleh kantor pemerintah atau swasta kepada kantor pemerintah atau swasta dan sebaliknya yang menggunakan bahasa baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia baik dari ejaan, pemilihan kata ataupun kalimatnya. Bahasa yang digunakan dalam surat dinas adalah bahasa yang efektif, yaitu sederhana, ringkas, kelas, sopan dan menarik. Surat dinas juga sering diartikan sebagai surat resmi yang dikeluarkan oleh sebuah instansi atau lembaga yang digunakan untuk keperluan dinas.
Jenis Surat Dinas
Berdasarkan tujuan dan fungsinya, jenis surat dinas adalah sebagai berikut:
- Surat Undangan
Surat undangan adalah surat yang digunakan untuk mengumpulkan peserta atau anggota untuk mengikuti kegiatan di dalam organisasi. Kata Undangan berasal dari kata dasar undang yang berarti panggil.
- Surat Edaran
Surat edaran adalah surat yang dikirimkan ke berbagai pihak dengan tujuan agar semua pihak mengetahui atau memperoleh informasi yang sama mengenai isi surat yang dikirimkan tersebut. Surat edaran biasanya memiliki isi yang sama di masing-masing suratnya.
- Surat Perintah
Surat perintah adalah surat yang dikirimkan kepada seseorang atau bagian tertentu dalam organisasi dengan tujuan agar orang tersebut melaksanakan sesuatu yang sudah disebutkan di dalam surat yang diterima.
- Surat Instruksi
Surat instruksi adalah surat yang berisi perintah untuk mengerjakan sesuatu. Dalam surat instruksi biasanya disertai dengan tata cara atau petunjuk-petunjuk untuk melaksanakan sesuatu, ini yang menjadi pembeda surat instruksi dengan surat perintah. Surat instruksi sifatnya instruksional sehingga lebih seperti mengajarkan.
- Surat Tugas
Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan seseorang atau pegawai untuk melaksanakan suatu aktivitas tertentu yang diberikan oleh perusahaan atau lembaga demi kepentingan perusahaan atau lembaga itu sendiri.
- Surat Permohonan
Surat permohonan adalah surat permintaan untuk dapat melakukan sesuatu yang kaitannya dengan lembaga, organisasi atau perusahaan.
- Surat Perjalanan Dinas
Surat perjalanan dinas adalah surat yang berisikan keterangan penugasan seseorang dari suatu organisasi yang ditugaskan untu mengerjakan sesuatu yang dibutuhkan oleh organisasi yang menugaskan.
- Surat Keputusan
Surat keputusan adalah surat yang berisikan kebijakan atau petunjuk pelaksanaan atas suatu peraturan atau kebijakan yang sudah ditetapkan oleh organisasi atau lembaga untuk mempertahankan dan menjaga ciri kewibawaan.
Struktur Surat Dinas
Surat dinas memiliki beberapa struktur, berikut ini adalah penjelasan dari setiap strukturnya:
1. Kop atau Kepala Surat
Kop atau kepala surat posisinya berada di bagian paling atas surat dan berisi identitas instansi yang mengeluarkan surat tersebut. Biasanya kop surat berisi logo, nama, alamat, nomor telepon, alamat website dan email dari sebuah instansi atau lembaga.
2. Tanggal Surat Dinas
Biasanya anda akan menemukan tanggal surat dinas di bagian kanan atas surat, tepat dibawah kop surat. Tanggal yang tercantum adalah tanggal saat surat dinas tersebut diterbitkan dan diresmikan oleh instansi atau lembaga.
3. Nomor Surat Dinas
Anda bisa menemukan nomor surat di bagian kiri sebuah surat dinas. Ini merupakan struktur yang wajib dimasukan dalam surat dinas, karena ini akan memudahkan bagian administrasi untuk mengarsipkan surat.
4. Sifat Surat Dinas
Selanjutnya adalah sifat surat dinas yang menjelaskan seberapa penting surat yang telah diterbitkan oleh instansi atau lembaga, biasanya ini memiliki kode tersendiri seperti penting, sangat penting, dan lain-lain.
5. Lampiran
Bagian ini memberikan informasi tentang ada atau tidaknya lampiran di dalam surat yang diterbitkan. Anda bisa menuliskan berapa banyak jumlah halaman lampiran yang ada di surat tersebut, apabila tidak ada lampiran maka anda bisa mencantumkan tanda strip (-).
6. Hal Surat
Hal surat menjelaskan apa tujuan dari penulisan surat. Anda bisa menulis kegiatan yang akan dilaksanakan atau umumkan.
7. Alamat Penerima
Alamat penerima dicantumkan tepat di bawah nama atau jabatan penerima surat. Alamat harus dicantumkan dengan detail dan tepat.
8. Kalimat Pembuka
Anda harus menuliskan kalimat pembuka sebelum menjelaskan isi surat. Anda juga bisa menggunakan sapaan seperti selamat pagi atau sapaan dalam agama tertentu.
9. Isi Surat Dinas
Isi surat dinas menjelaskan apa tujuan surat yang anda kirimkan secara detail dan singkat supaya mudah dipahami oleh penerima surat.
10. Kalimat Penutup
Kalimat penutup ini merupakan bentuk sopan santun dan penghormatan dari pengirim untuk penerima surat.
11. Nama, Jabatan, dan Stempel
Selanjutnya anda harus mencantumkan nama dan jabatan dari pengirim surat disertai dengan cap atau stempel yang membuktikan bahwa surat yang dikirimkan resmi dari instansi atau lembaga yang mengeluarkan.
12. Tembusan
Tembusan memiliki fungsi sebagai informasi untuk menyampaikan surat kepada pihak lainnya yang harus mengetahui surat tersebut.
Contoh Surat Dinas
Berikut ini adalah contoh surat dinas undangan:
Demikianlah penjelasan mengenai surat dinas yang perlu diketahui oleh anda. Pembuatan surat dinas ini merupakan hal standar yang wajib anda ketahui karena suatu saat nanti bisa saja anda memerlukan surat dinas untuk melakukan penugasan terhadap karyawan anda untuk bertemu dengan investor yang akan berinvestasi di bisnis yang sedang anda jalankan.
Baca juga: 11 Instagram Tools untuk Membantu Meningkatkan Bisnis Anda
Apabila anda membutuhkan tambahan modal untuk mengembangkan bisnis yang sedang dijalani, selain pendanaan dari investor, anda juga bisa mendapatkan tambahan modal dari pihak lain karena saat ini banyak sekali platform yang bisa memberikan anda pinjaman modal. Salah satunya adalah Danamas, platform peminjaman modal yang sudah diawasi dan mendapatkan izin dari OJK. Melalui Danamas, anda bisa mendapatkan tambahan modal hingga 2 miliar rupiah dengan jaminan properti. Pengajuan bisa anda ajukan dengan mudah dan praktis serta bisa diakses kapanpun dan dimanapun melalui aplikasi Danamas.
