Apa itu KPI? KPI adalah indikator yang banyak digunakan perusahaan untuk mengetahui tolak ukur kesuksesan. Umumnya KPI dipakai untuk menilai sebuah kondisi suatu bisnis serta tindakan yang harus dilakukan untuk menyikapi kondisi tersebut. Jadi jika performa bisnis dalam kondisi yang buruk, Anda dapat segera tahu dan bisa melakukan evaluasi.
Peter Drucker yang terkenal sebagai bapak manajemen modern berkata “What gets measure, get done”. Artinya pengukuran kinerja adalah langkah esensial untuk menentukan apakah pekerjaan telah berdampak. Begitu juga dengan KPI yang mengukur performa dari pekerjaan. Dengan adanya KPI maka pemilik usaha bisa lebih mudah untuk mengetahui seberapa baik kemampuan individu atau setiap karyawannya.
Lalu bagaimana cara menerapkan KPI di perusahaan Anda? Dalam artikel ini akan kita bahas secara lengkap mengenai KPI. Mulai dari manfaat, faktor keberhasilan hingga cara menerapkannya. Mari kita simak!
Apa Itu KPI?
KPI atau Key Performance Indicator adalah indikator-indikator kunci untuk mengukur sebuah performa atau kinerja. KPI menjadi ukuran utama saat melihat seberapa bagusnya kinerja yang ditunjukkan oleh setiap karyawan dalam sebuah perusahaan. Umumnya ini dipakai di satu divisi atau departemen. Setiap divisi atau departemen tersebut memiliki KPI yang berbeda namun tujuannya tetap sama.
Pengertian KPI Menurut Para Ahli
Ada 2 pendapat para ahli mengenai definisi dari KPI
1. Menurut Banerjee dan Buoti (2022)
KPI atau Key Performance Indicator adalah sebuah ukuran yang berskala dan kuantitatif untuk mengevaluasi kinerja organisasi agar bisa mencapai tujuan target organisasi tersebut. KPI dipakai untuk menentukan objektif yang terukur melihat trend dan mendukung pengambilan keputusan.
2. Menurut Warren (2011)
KPI adalah sebuah pengukuran yang bisa menilai Bagaimana sebuah organ organisasi mengeksekusi visi strateginya. Strategi tersebut merujuk pada bagaimana strategi organisasi secara interaktif bisa terintegrasi dalam strategi organisasi secara menyeluruh.
2 Jenis KPI
Ada 2 jenis KPI yang dikelompokan berdasarkan faktor finansial. Ada yang berpengaruh terhadap faktor finansial dan ada yang tidak berpengaruh. Simak selengkapnya!
1. Key Performance Indicator Financial
KPI financial adalah sebuah indikator kinerja utama yang berkaitan dengan keuangan. contoh KPI finansial sebagai berikut:
- KPI laba bersih (net profit) ya itu KPI ya mengukur jumlah uang yang tersisa dari pendapatan setelah dikurangi harga pokok penjualan dan biaya bisnis lain seperti biaya bunga dan pajak.
- KPI laba kotor (gross profit margin) adalah KPI yang mengukurnya persentase yang didapat dengan membagi laba kotor dengan pendapatan.
- KPI margin laba kotor ( Gross profit margin ) adalah KPI yang mengukur nilai persentase yang didapat dengan membagi laba kotor dan pendapatan.
- KPI margin laba bersih (net profit margin) adalah KPI yang bisa mengukur nilai presentasi yang didapat dengan membagi laba bersih melalui pendapatannya
- KPI rasio lancar ( current ratio) adalah KPI yang mengukur kinerja keuangan neraca likuiditas dengan cara membagikan aktiva lancar dengan kewajiban lancar.
2. Key Performance Indicator Non Finansial
- Hal ini secara tidak langsung mempengaruhi keuangan suatu perusahaan
- Rasio pelanggan berulang terhadap pelanggan baru
- Matriks kepuasan pelanggan
- Pangsa pasar
- Perputaran tenaga kerja
5 Manfaat KPI Secara Umum
Beberapa manfaat dari KPI secara umum yaitu sebagai berikut:
1. Visibilitas Kerja
Dengan adanya laporan KPI maka ini bisa mengkomunikasikan kemajuan perusahaan menuju tujuan kinerja tertentu. Maka hal ini bisa memicu adanya visibilitas kinerja yang bisa dilihat secara akuntabel di setiap karyawan yang bekerja jadi, kinerja mereka bisa terlihat dengan sangat baik.
2. Evaluasi Kinerja
Manfaat lainnya adalah dengan memudahkan proses evaluasi kinerja. hal ini didukung dengan adanya pendekatan manajemen berbasis fakta dan pengukuran sesuai matriks tertentu dengan adanya setiap performa karyawan.
3. Mengarahkan Perilaku
KPI dan hasil analisisnya bisa menjadi acuan bagi manajemen untuk mengarahkan perilaku karyawan. Hal ini sangat diutamakan agar mereka mengetahui prioritas kena kinerja yang diharapkan oleh perusahaan.
4. Meningkatkan Kemampuan Pengambilan Keputusan
KPI juga bisa menjadi acuan bagi staf dan pihak manajemen untuk mengambil keputusan secara cepat. Hal ini bisa dilakukan karena adanya informasi berdasarkan data faktual dari hasil kajian KPI.
5. Tinjauan Lengkap Untuk Kemajuan
KPI bisa memberikan tinjauan lengkap terhadap perusahaan dan semua internalnya dalam memajukan diri.
3 Manfaat KPI bagi Perusahaan
Berikut ini 3 manfaat KPI bagi perusahaan
1. Memudahkan HRD untuk membuat pengukuran dan evaluasi kinerja karyawan dan dampaknya terhadap kinerja perusahaan.
2. Menjadi berharga bagi perusahaan untuk membuat sistem reward
3. Membuat karyawan menjadi paham akan ekspektasi manajemen perusahaan
3 Manfaat KPI Bagi Karyawan
Tidak hanya memberikan manfaat bagi perusahaan, tapi juga bermanfaat bagi karyawan:
1. KPI bisa memberikan referensi sebuah perusahaan untuk mencapai tujuan karena adanya pegangan baik bagi setiap karyawan atau perusahaan itu sendiri
2. Lebih mudah untuk mengukur atau mengevaluasi kinerja karyawan dan mengurangi unsur subjektivitas dikarenakan penilaian kinerja staf diukur secara objektif.
3. Karyawan menjadi lebih paham tentang apa yang diharapkan oleh manajemen terhadap dirinya. Hal ini bisa menjadi motivasi untuk bekerja lebih optimal dan mencapai target.
3 Hal Yang Membuat KPI Berhasil
Agar KPI berhasil ada beberapa hal yang harus dipenuhi. Jangan lupa lengkapi faktor ini agar KPI Anda sukses!
1. Strategi Dan Objektif Perusahaan yang Jelas
Agar KPI berhasil maka perlu adanya strategi dan objektif yang jelas untuk memaksimalkan performa karyawannya.
2. Sistem Yang Mendukung
Harus ada sistem yang mendukung dalam pembuatan laporan kerja dan pengukuran atau analisisnya. Sistem yang rapi terkontrol dan konsisten harus dimiliki agar KPI bisa berjalan dengan lancar.
3. KPI Adalah Komunikasi
KPI adalah bentuk komunikasi di antara manajemen dan karyawan. Komunikasi adalah aspek penting agar kegiatan usaha atau kerjasama perusahaan bisa terlaksana dengan baik. Informasi tersebut juga harus dibuat secara ringkas jelas dan relevan.
SMART: Kunci Keberhasilan KPI
Setiap tujuan harus mengikuti SMART, begitu juga dalam membuat KPI. Ini dia kiat SMART dalam KPI!
1. Spesifik
Indikator pertama dalam terapi adalah spesifik di mana tujuan yang ingin di capai tidak boleh memiliki definisi yang terlalu luas sehingga bisa menyebabkan bias. maka sebaiknya buat tujuan KPI secara spesifik agar lebih mudah dijalankan.
2. Measurable
Sebuah KPI harus bisa diukur dengan baik secara kuantitatif atau kualitatif. jika KPI tidak terukur dengan baik maka nantinya akan menyulitkan atasan dalam melakukan penilaian.
3. Achievable
Achievable harus diformulasikan menjadi sebuah tantangan yang dicapai oleh karyawan. maka target penilaian performa karyawan harus dicapai secara realistis.
4. Relevant
Relevan dalam KPI artinya sesuai dengan tujuan perusahaan. Hal ini dikarenakan tujuan dari KPI sendiri adalah untuk mengetahui seberapa efektif kinerja atau performa karyawan dalam mencapai tujuan perusahaan maka indikator ini harus sesuai dengan tujuan perusahaan.
5. Time-Bound
Indikator yang ditetapkan dalam KPI juga harus memiliki batas waktu. Maka tujuan saat pembuatan KPI juga harus memiliki batas waktu agar saat Anda mengukurnya lebih mudah untuk memonitor kemajuan strategi yang sudah dibuat.
Kelebihan dan Kekurangan KPI
Ada beberapa kelebihan dan kekurangan dari KPI. Pelajari hal ini agar Anda sukses membuat dan menjalankan KPI.
| Kelebihan KPI | Kekurangan KPI |
| Mampu mengatasi kesenjangan pembelajaran sehingga bisa menjadi acuan untuk diadakannya pelatihan karyawan. | Membutuhkan waktu yang panjang untuk pengerjaan pengukurannya. Terlebih lagi adanya periode waktu tertentu yang ingin dikaji maka hal ini tidak bisa diinformasikan atau ditindaklanjuti |
| Membuka kesempatan untuk pemberdayaan karyawan atau stimulasi karyawan dalam mengambil tindakan ke arah tujuan perusahaan | Tidak bisa dilihat secara langsung karena harus menunggu hasil transformasi dari analisis KPI di masa sebelumnya |
| Dapat dijadikan acuan dalam pengukuran hasil dalam suatu perusahaan di tiap periode | Tidak bisa dimulai langsung sekaligus untuk semua faktor atau indikator, harus dimulai satu persatu seperti financial operasional. |
| Bersifat terbuka dan akuntabel sehingga bisa ditiru untuk periode yang akan datang | Bersifat akuntabel yang mengharuskan pencatatan di setiap administrasi dan proses analisis yang cukup panjang bagi sebuah tim yang bertanggung jawab atas KPI tersebut |
Cara Membuat KPI
Sebelumnya Anda sudah mengetahui tentang pengertian, manfaat, kelebihan dan poin-poin penting dari KPI. Sekarang adalah saat ya eksekusi, ayo buat KPI dengan cara di bawah ini!
4 Poin penting dalam menyusun KPI Karyawan :
1. Goals dan objektif perusahaan
Goals adalah tujuan yang hendak dicapai oleh perusahaan dalam waktu yang sudah ditetapkan. Sedangkan objektif adalah langkah yang diambil oleh perusahaan dan dijalankan karyawan untuk mencapai sebuah tujuan.
2. Perusahaan dalam industri sejenis
Pihak manajemen harus memberikan informasi tentang posisi perusahaan dalam persaingan bisnis saat ini kepada semua karyawan. Hal ini dipakai agar bisa membuat target yang ingin dicapai perusahaan dan apa yang harus dilakukan kedepannya.
3. Membuat target jangka pendek dan jangka panjang
Target jangka pendek bisa ditetapkan pada waktu tertentu hingga 3 tahun, sedangkan jangka panjang lebih dari 3 tahun. Sebagai contoh target jangka pendek adalah menutup biaya perusahaan sedangkan target jangka panjang adalah mendapatkan profit dan ekspansi.
4. Review target dengan tim
Target tak hanya ditentukan oleh manajemen dan manajer departemen namun juga perlu dibicarakan dengan tim. Proses review target ini cukup penting untuk transparansi, motivasi, kolaborasi, serta Penyesuaian dengan review berkala.
Contoh Menyusun KPI
Saat membuat KPI ada beberapa langkah yang harus Anda lakukan. Ikuti beberapa langkah ini agar KPI Anda dibuat dengan jelas dan mampu untuk dieksekusi.
- Menentukan struktur organisasi
- Menentukan job description
- Penyusun matriks penilaian
Contoh KPI (Divisi HRD)
Jika Anda sudah mulai ingin membuat KPI. Contoh berikut ini dapat membantu Anda membuat KPI dengan tepat dan jelas
| Key Result | KPI | Weight of KPI | Target | Actual | Score | Final Score |
| Penerimaan pegawai | Waktu rata-rata untuk penerimaan karyawanNilai untuk karyawan baru selama 6 bulan | 15 15 | 60 hari 80 | 70 hari 82 | 85 103 | 13 15 |
| Training and development | Training hours tiap karyawan /tahunPerbedaan sebelum dan setelah training (% productivity) | 10 10 | 40 jam 50% | 37 jam 67% | 93 137 | 9 13 |
| Performance and Career management | Karyawan sudah melakukan rencana pengembangan secara Individual (%)Karyawan berpartisipasi dalam program Career coaching (%) | 10 15 | 90% 90% | 80% 74% | 89 82 | 9 12 |
| Employee retention & Productivity | Karyawan yang meninggalkan organisasi diberikan jangka waktu (%) Keuntungan Setiap karyawan | 15 10 | 2% USD 2 million | 2.3% USD 1.9 million | 87 95 | 13 10 |
| 100 | 94 |
Dalam tugas pertama yaitu waktu rata-rata untuk merekrut karyawan aktualnya 70 hari atau tidak memenuhi target selama 60 hari. maka skor 60 per 70 atau 86% sedangkan final score adalah 86% dikali 15 atau 13.
Strategi dan Eksekusi adalah Esensi untuk Memajukan Bisnis
KPI bisa membantu Anda dan perusahaan untuk mendapatkan strategi untuk meraih tujuan perusahaan. Dengan strategi dan indikator yang jelas maka bisnis Anda akan cepat berkembang. Anda juga dapat mengevaluasi kinerja dan performa karyawan sehingga hasil yang diperoleh bisa sesuai tujuan awal perusahaan.
Selain target dan tujuan yang jelas, sebuah bisnis juga memerlukan modal yang cukup. Salah satu layanan Pinjaman Online Terpercaya beragunan properti yang dijadikan Andalan adalah Danamas Pinjaman Bisnis. Dengan modal usaha yang bisa didapat dari Rp 50 juta – Rp 2 miliar, Anda dapat mengembangkan bisnis yang sukses. Danamas Pinjaman Bisnis juga telah berizin OJK sehingga sudah terpercaya sebagai solusi pendanaan bisnis Anda.
Cari tahu lebih lengkapnya disini.
