SOP – Jika Anda merupakan seorang pekerja atau pengusaha, maka tak asing bagi Anda untuk mendengar kata SOP (Standar Operasional Prosedur). Secara sederhana, SOP adalah sebuah panduan yang berkaitan dengan prosedur-prosedur yang terdapat di suatu tempat yang harus dijalankan. Misal di sebuah perusahaan. Seluruh karyawan berkewajiban untuk mengikuti SOP yang ada untuk mendapatkan hasil kerja yang baik.
Dalam perusahaan, SOP tidak selalu tentang bagaimana menyelesaikan pekerjaan. Namun juga ada SOP lainnya seperti SOP jika terjadi bencana, SOP jika karyawan izin, SOP mengadakan acara atau event, dan sebagainya. SOP dirancang untuk mengatur agar segala sesuatu berjalan dengan baik dan efektif.
Untuk Anda yang belum mengetahui banyak hal terkait SOP, ada baiknya untuk Anda membaca artikel ini sampai habis untuk mengetahui fungsi, manfaat, dan tips membuat SOP. Di akhir paragraf juga akan diberikan sebuah contoh SOP yang bisa Anda ikuti. Jadi, mari simak bersama penjelasan berikut ini.
Fungsi Adanya SOP
Seperti yang sudah dibahas, dalam pembuatannya, SOP dibuat berdasarkan fungsinya. Jika ada seorang karyawan baru di sebuah perusahaan dan perusahaan tersebut tidak memiliki SOP, karyawan tersebut akan bingung tentang apa yang harus dikerjakannya. Selain itu, karyawan tersebut juga akan bingung tentang tugas, hak, dan tanggung jawabnya.
- Sebagai Panduan Kerja
SOP akan berfungsi sebagai panduan ketika seseorang melakukan pekerjaannya. Dengan adanya aturan yang tertulis di SOP, maka akan memudahkan hal-hal operasional sebuah perusahaan.
Hal ini juga sangat membantu meningkatkan kinerja karyawan karena setiap pekerjaan akan menjadi jelas dan terarah. Dengan begitu, karyawan akan menjadi tahu dan mengerti apa yang harus mereka kerjakan, apa saja hak dan tanggung jawab mereka, bagaimana standar kerja yang perusahaan dan harapkan, serta sampai mana batasan kerja mereka.
- Sebagai Dasar Hukum
SOP juga berfungsi sebagai dasar hukum di suatu perusahaan atau institusi. Hal ini akan berkaitan dengan hak dan tanggung jawab dari masing-masing pihak. Jika suatu hari seseorang didapati melanggar aturan ini, maka hukuman yang akan didapatkan biasanya juga telah tertuang dalam aturan tersebut.
Dengan berpatokan pada pedoman seperti ini, jika terdapat sebuah kesalahan akan jauh lebih mudah untuk mencari penyebabnya. Hal ini dapat dilihat pihak mana yang tidak sesuai dengan SOP yang telah dibuat.
- Memberikan Informasi yang Berkaitan dengan Pekerjaan
Secara teknis, SOP perusahaan adalah segala aturan ataupun tahapan yang berkaitan dengan pekerjaan. Yang nantinya, pedoman ini bukanlah hanya tentang prosedur, namun juga berisi semua kemungkinan yang terjadi saat sedang bekerja.
- Pedoman Disiplin Kerja
Inti dari isi SOP adalah aturan yang harus diikuti oleh semua pihak. Di dalam aturan ini juga berisi konsekuensi yang akan mereka dapatkan jika melanggar aturan. Dengan adanya hal tersebut, maka dengan kata lain SOP berfungsi untuk menciptakan disiplin kerja.
Selain fungsinya, ada juga manfaat SOP yang harus Anda pahami sebelum Anda membuat SOP. Berikut penjelasannya.
Manfaat Dibuatnya SOP
SOP juga merupakan suatu hal wajib yang harus dimiliki oleh sebuah perusahaan. Dalam hal ini karena SOP dianggap sebagai suatu panduan dan pedoman yang memiliki banyak manfaat. Manfaat utamanya tentu untuk memberikan panduan secara tertulis tentang apa yang harus dilakukan karyawan. Selain itu, berikut manfaat terciptanya SOP.
- Meningkatkan Reputasi Perusahaan
SOP dianggap sebagai salah satu ciri dari keseriusan sebuah perusahaan dalam menjalankan bisnis. Di mata seorang klien, perusahaan yang memiliki aturan dengan jelas dianggap tahu apa yang mereka sedang kerjakan dan bagaimana mereka menyelesaikan pekerjaannya.
- SOP Menjadi Pedoman Dalam Menyelesaikan Pekerjaan
Sebuah perusahaan tentu saja tidak menginginkan karyawannya bingung tentang apa yang harus mereka kerjakan. Inilah salah satu manfaat dari adanya SOP. Dengan dibuatnya SOP, maka hal ini akan sangat membantu karyawan untuk bekerja sesuai dengan tanggung jawabnya masing-masing. Adanya SOP juga akan membuat pekerjaan menjadi efektif dan menghindari adanya tumpang tindih tugas ataupun lepas dari tanggung jawab seorang karyawan.
- SOP adalah Sistem yang Mempermudah
Berkaitan dengan poin sebelumnya, adanya SOP juga akan menjadi sebuah sistem yang akan mempermudah pekerjaan dalam banyak hal. Misalnya jika terjadi sebuah kesalahan, maka proses penelusuran kesalahannya pun akan menjadi mudah. Dengan adanya panduan ini maka semua pihak yang terkait akan tahu apa yang harus mereka kerjakan, bagaimana standarnya, hingga sampai mana batasnya.
- Menjaga Ciri Khas Perusahaan
Manfaat lain dari penerapan SOP adalah bisa menjaga ciri khas perusahaan yang telah dibuat.
- Memberikan Aturan yang Jelas
Setiap pihak yang terkait dengan suatu pedoman tersebut, harus menjadikan SOP sebagai sebuah aturan. Yang dimana nantinya, di dalam pedoman ini sendiri terdapat aturan tentang pihak yang tidak mengikuti panduan dan pedoman tersebut dengan baik.
Ketika melakukan penyusunan SOP, setidaknya ada beberapa hal yang perlu diperhatikan. Salah satunya adalah masalah prinsip dalam menyusun SOP itu sendiri. Karena fungsinya sangat penting, makan pembuatan SOP tidak bisa dilakukan sembarangan. Beberapa prinsip tersebut antara lain:
● Jelas dan Mudah Dipahami
● Efektif dan Efisien
● Keselarasan
● Dinamis
● Terukur
● Terbuka
● Mengacu pada Kepastian Hukum
Setelah memahami prinsip diatas, Anda bisa langsung masuk ke bagian tips membuat dan menyusun SOP seperti yang ada di bawah ini.
Tips Membuat SOP
- Menentukan Orang yang Tepat
- Buat Visual yang Menarik
- Perhatikan Gaya Penulisan
- Perhatikan Jika Terdapat Kerjaan di Lapangan
- Lakukan Pengujian Sebelum SOP diluncurkan
- Pastikan Setiap Peraturan yang Ada Memiliki Alasan
- Pastikan Semua Pihak Setuju
- Selalu Tinjau SOP yang Sudah Ada
Contoh SOP
| Pihak Terkait | Penanggung Jawab | Deskripsi |
| Direksi | Sekretaris Perusahaan | Direksi mengeluarkan disposisi atau memo kepada Sekretaris Perusahaan untuk dibuatkan analisis dari Unit Manajemen RisikoSekretaris Perusahaan memberikan disposisi ke Unit Manajemen Risiko untuk membuatkan analisis kelayakan keberlangsungan usaha atau proyek. Analisi ini menyangkut:Ekspansi pengembangan usaha atau bisnis existing (core business) sudah dijalankanPengembangan usaha atau proyek baru (new business) sudah berjalanPerkembangan usaha dengan partner bisnis baruPemilik Risiko mengirimkan surat atau memo kepada Sekretaris Perusahaan untuk dibuatkan analisis risiko ekspansi pengembangan usaha atau proyek baru (new business), partner baru (new partner yang sudah berjalan |
| Sekretaris Perusahaan | Unit Manajemen Risiko | Unit Manajemen Risiko menerima memo dan disposisi dari Sekretaris Perusahaan dan menerima kelengkapan analisa kelayakan keberlangsungan bisnis yang berasal dari direksi ataupun pemilik risiko, yaitu:Studi kelayakanRegister risikoArahan ManajemenPendapat ahliData operasional dan data keuangan |
| Unit Manajemen Risiko | Pemilik Risiko | Unit Manajemen Risiko melakukan langkah-langkah dalam rangka pembuatan visibility analytics, yaitu:Interview dan brainstormingMelakukan analisa kasus dan penentuan konteks risikoIdentifikasi risikoAnalisa dan evaluasi risikoMempersiapkan strategi perlakuan risiko |
Demikian informasi terkait SOP dan penjelasannya yang akan sangat berguna untuk Anda yang memiliki usaha maupun bisnis. Pembuatan SOP sangat penting untuk menghindari hambatan di tengah perjalanan bisnis Anda. Namun begitu, jika usaha yang sedang Anda jalankan membutuhkan tambahan modal, Danamas Pinjaman Bisnis hadir untuk membantu Anda mengembangkan usaha. Pinjaman bisnis beragunan properti ini memberikan limit yang besar hingga 2 Miliar Rupiah dan tenor hingga 10 tahun. Danamas Pinjaman Bisnis bisa didapatkan melalui Play Store dan Apple Store.
