Pengertian Kwitansi Adalah beserta Ciri, Fungsi & Format

Dalam kegiatan bisnis kwitansi memiliki peranan yang cukup penting. Hal ini dikarenakan dalam kegiatan bisnis meliputi berbagai transaksi jual beli produk ataupun jasa dan membutuhkan kwitansi sebagai bagian dari bukti pembayaran atas transaksi keuangan. Jika anda ingin memiliki bisnis yang cukup serius maka  tidak ada salahnya untuk memiliki kwitansi. Namun seperti apa kwitansi yang sebaiknya anda miliki berikut pemahamannya untuk anda.

Apa Itu Kwitansi

Kwitansi adalah sebuah dokumen yang dipakai sebagai alat bukti pembayaran atau penerimaan sejumlah uang. Kwitansi dikeluarkan dan ditandatangani oleh penerima lalu diserahkan kepada si penerima uang atau pihak yang membayar. Selain itu kwitansi juga bisa diteken kedua belah pihak untuk memperkuat sisi legalitas.

Dengan adanya kwitansi maka segala pencatatan arus kas bisa lebih mudah termasuk arus kas masuk dan keluar dalam sebuah pembukuan. Kwitansi mencakup informasi perusahaan baik instansi lembaga maupun toko, toko yang nama dibayar hingga informasi tentang pembayaran tersebut, termasuk juga nama tempat dan tanggal pembayaran, penerimaan uang hingga tanda tangan dan nama si penerima.

Ciri-Ciri Kwitansi Adalah 

Terdapat tiga ciri-ciri umum dari kwitansi antara lain sebagai berikut.

Kwitansi memiliki dua bagian. Bagian pertama yaitu suku instansi yang berfungsi sebagai bukti penerimaan uang dan sebelah kanannya harus diteruskan kepada pihak yang membayar atau mengembalikan sejumlah uang.

Kwitansi dibuat dengan rangkap 2 yang termasuk bagian atas atau bagian asli dan diberikan kepada pihak yang membayar, lalu bagian bawah atau file yang dipakai untuk pihak yang menerima sejumlah uang.

Informasi yang ada pada kwitansi adalah nama lengkap pihak yang memberikan uang lalu jumlah uang yang harus dibayar lokasi dan tanggal diberikannya uang nama lengkap serta tanda tangan pihak penerima.

Jenis Kwitansi

• Kwitansi Transaksi Produk

Kwitansi Ini memberikan informasi tentang barang yang dibeli oleh pihak konsumen. Tanda ini mencakup informasi tentang nomor seri dari barang jenisnya alamat pelanggan hingga harga barang tersebut.

• Kwitansi Bukti Pembayaran

Kwitansi sebagai bukti pembayaran ini yang diterima dalam wujud angsuran atau pengembalian uang. semua adalah bukti konkrit saat Anda menunjukkan bukti pembayaran.

• Kwitansi Transfer Uang

Kwitansi jenis ini dipakai umumnya pada institusi perbankan karena tanda terima ini memiliki kandungan informasi yang sangat jelas hingga nomor akun.

• Kwitansi Cash Receipt

Jenis kwitansi ini biasa digunakan di tempat kerja yang memberikan informasi tentang dana masuk dan dana keluar di mana nantinya akan diarsipkan sebagai bukti keuangan selama peninjauan berikut dilakukan.

• Kwitansi Serah Terima Uang

Jenis kwitansi ini juga cukup banyak dipakai di mana menyatakan jumlah uang yang sudah dikirim kepada pihak lain lembaga ataupun perusahaan.

Fungsi Kwitansi

• Kwitansi Sebagai Tanda Bukti Pembeli Sudah Membayar Atau Memberikan Uang

Kwitansi dipakai sebagai tanda bukti bagi pihak pembeli jika mereka sudah menyerahkan sejumlah uang sebagai tanda bukti pembayaran. Pembayaran tersebut bisa dalam bentuk cicilan atau tunai sesuai dengan nominal yang sudah disepakati.

• Tanda Bukti Penjual Sudah Mendapatkan Atau Menerima Uang

Kwitansi bisa dipakai sebagai bukti tertulis yang menerangkan bahwa mereka sudah menerima sejumlah uang. Jika sewaktu-waktu pembeli mengajukan komplain atau masalah dan tidak menunjukkan contoh kwitansi tersebut maka bisa dikatakan transaksi tidak pernah terjadi.

•  Memiliki Kekuatan Hukum

Kwitansi juga memiliki kekuatan hukum pada kondisi tertentu terutama dalam persidangan. kwitansi bisa dijadikan dokumen yang berupa kertas yang dipakai sebagai bukti jika memang terjadi gugatan.

•  Bisa Dipakai Untuk Klaim Garansi Barang

Pada produk tertentu maka kwitansi bisa dijadikan jaminan garansi. kwitansi bermanfaat sebagai syarat dalam proses klaim jika ada kerusakan atau kualitas yang tidak sesuai dengan deskripsi produk.

• Kwitansi Untuk Audit Perusahaan

Sifat kwitansi yang memiliki dua bagian lembar dimana yang satu disimpan oleh penjual sebagai arsip maka nantinya arsip ini dipakai untuk mencocokkan antara barang terjual dengan nominal yang didapat.

•  Memperkuat Registrasi Barang

Kwitansi juga bisa dipakai sebagai bukti adanya barang yang sudah terjual karena umumnya memang mencantumkan nomor seri dan jenis barang dalam deskripsinya.

Format Kwitansi

• Nomor kwitansi atau tanda terima: Biasanya penulisan huruf abjad dan angka bisa disesuaikan dengan keinginan pihak penjual sebagai pembeda antara satu dengan lainnya.
• Tempat dan tanggal pembuatan: Pada kwitansi juga tercantum tempat dan tanggal penerbitan kwitansi tersebut sebagai bukti transaksi yang berguna dalam pencatatan arus kas. Jika nantinya dibutuhkan pemeriksaan maka informasi bisa terbaca dengan jelas dan mengurangi kesalahpahaman antara kedua belah pihak.
• Nama yang jelas: Pencantuman nama juga harus jelas sebagai salah satu bukti pembayaran diperuntukan untuk siapa. cantumkan nama dengan jelas pihak pemberi uang dan juga penerima.
• Produk: Informasi tentang jenis produk harga dan kuantitas juga bisa dicantumkan dalam kwitansi seperti pada kwitansi pembayaran.
• Nominal pembayaran: Nominal pembayaran juga perlu ditulis secara jelas dalam bentuk angka dan huruf. Selain itu Anda juga menulis bentuk lambang bilangan rupiah atau mata uang yang dipakai lalu ditulis kembali terbilang dalam bentuk kalimat.
• Tujuan Pembayaran: Anda juga bisa mencantumkan tujuan pembayaran yang diinformasikan dengan jelas seperti pembelian barang elektronik pada toko atau barang lainnya.
• Tanda Tangan: Cantumkan tanda tangan yang dibutuhkan oleh pihak-pihak yang bertanggung jawab atas transaksi tersebut agar kwitansi tidak disalahgunakan oleh pihak-pihak tertentu.
• Materai: Materi juga sering dipakai bagi beberapa pihak hak yang melakukan transaksi bernilai besar dan memiliki korelasi dengan hukum seperti pembelian tanah atau kendaraan bermotor. Penggunaan materai juga harus sesuai sesuai dengan ketentuan Menteri Keuangan Indonesia antara lain sebagai berikut:

1. Transaksi yang nominalnya di bawah Rp250.000 tidak memerlukan materai
2. Transaksi  Rp250.000 hingga Rp1.000.000 harus menggunakan materai Rp10.000
3. Transaksi diatas Rp1.000.000 harus menggunakan materai Rp10.000

• Stempel Perusahaan: Pada kwitansi juga harus terdapat stempel perusahaan atau cap yang menunjukkan apakah Pembayaran sudah lunas atau cicilan. Stempel tersebut juga bisa menunjukkan transaksi dilakukan di bawah kewenangan perusahaan. 

Baca juga: Manfaat Buka Tabungan Online di Era Serba Digital

Demikian penjelasan tentang kwitansi, ciri, fungsi serta format kwitansi yang bisa Anda contoh. Bagi Anda yang terbiasa melakukan berbagai bisnis, maka kwitansi sangatlah dibutuhkan. Hal ini seperti modal usaha yang juga sangat diperlukan dalam mengembangkan bisnis. Bagi Anda yang ingin mewujudkan mimpi, maka dapatkan modal usaha dari Danamas (fintech berizin OJK) dengan agunan disini.